Um unsere Gemeinschaftsautos in einer gewünschten Zeitspanne nutzen zu können, müssen sie vorher reserviert bzw. gebucht werden. Dafür gibt es eine Reservierungsliste, in der jedes AmAG-Mitglied sehen kann, wann ein Auto belegt oder frei ist.
Unser Buchungssystem ist online umgesetzt (https://sharepad.de) und jedes Mitglied hat Zugang dazu. Gebucht werden kann jederzeit – rund um die Uhr – und von jedem Rechner aus, auch unterwegs.
Wie funktioniert es?
Es kann im Viertelstunden-Takt und beliebig lange im Voraus gebucht werden. Jede Buchung kann nachträglich verschoben, verkürzt, verlängert oder storniert werden.
Wer keinen Computer zur Verfügung hat, kann ein anderes Mitglied anrufen und telefonisch eine Buchung oder Änderung veranlassen. Das gilt auch, wenn man mit dem Fahrzeug unterwegs ist und es länger benötigt als ursprünglich gebucht: entweder telefonisch ein Mitglied bitten, die Buchung zu verlängern, oder selbst von einem Internet-Café aus verlängern.
Was Mitglieder tun können
- Buchungen eintragen
- Buchungen verlängern und verkürzen
- Buchungen stornieren
Das Buchungsprogramm führt ein Protokoll, in dem alle Buchungsvorgänge ersichtlich sind. Bei jeder Buchung wird vermerkt, wer sie angelegt oder verändert hat.
Bemerkungen zur Buchung
Zu jeder Buchung kann eine Bemerkung gespeichert werden (z. B. „RO“, „Augenarzt“, „KiGa“). Diese erscheint in der Quartalsabrechnung und kann zur Dokumentation eigener Fahrten genutzt werden. Das ist besonders wichtig, wenn Fahrten beim Finanzamt geltend gemacht werden sollen.
Über die Bemerkung können auch Hinweise für andere Mitglieder gegeben werden, z. B. „kann verschieben“, „kann auch anderes Auto nehmen“, „zeitweise frei“, „evtl. eher zurück“ oder „evtl. frei“.
Stornierungen
Wird eine Buchung mindestens 12 Stunden vor Beginn storniert, bleibt sie kostenlos. Erfolgt die Stornierung später, müssen die Kosten für die veranschlagte Buchungszeit bezahlt werden – außer ein anderes Mitglied bucht das Fahrzeug innerhalb der stornierten Zeitspanne. Diese Sonderregelung berücksichtigt das System automatisch.