Das Buchen
Um unsere Gemeinschaftsautos während einer gewünschten Zeitspanne benutzen zu können, müssen sie vorher reserviert / gebucht werden. Dazu wird eine Reservierungsliste geführt, aus der jedes AmAG-Mitglied ersehen kann, wann das jweilige Auto von wem bereits belegt und wann es frei verfügbar ist.
Unser Buchungssystem ist im Internet eingerichtet; jedes Mitglied hat Zugang zu ihm. Gebucht werden kann zu jeder Zeit (rund um die Uhr) und von jedem Rechner aus (also auch von unterwegs).
Wie funktioniert es?
Es kann im Viertelstunden-Takt und beliebig lange im Voraus gebucht werden. Jede Buchung kann nachträglich verschoben, verkürzt, verlängert und storniert werden.
Wer gerade keinen Computer zur Verfügung hat, kann bei einem anderen Mitglied anrufen und telefonisch eine Buchung oder Änderung veranlassen. Das gilt auch für den Fall, dass man mit dem Fahrzeug unterwegs ist und es noch länger benutzen will als ursprünglich gebucht: telefonische Bitte an ein Mitglied, die Buchung entsprechend zu verlängern, oder selbsttätige Verlängerung von einem Internet-Café aus.
Alle Mitglieder können für sich und für andere Mitglieder:
- Buchungen eintragen
- Buchungen verlängern und verkürzen
- Buchungen stornieren
Zur Sicherheit führt das Buchungsprogramm ein Protokoll, aus dem alle Buchungsvorgänge ersichtlich sind. Bei jeder Buchung wird auch vermerkt, wer die Buchung angelegt oder verändert hat.
Zu jeder Buchung kann eine ”Bemerkung” gespeichert werden (z.B. ”RO”, ”Augenarzt”, ”KiGa”). Dieser Text wird in der Quartalsabrechnung mit ausgedruckt und kann dazu benutzt werden, über die eigenen Fahrten Buch zu führen. Das Dokumentieren des jeweiligen Fahrtzwecks ist vor allem wichtig, wenn geschäftliche Fahrten beim Finanzamt geltend gemacht werden sollen. Mit Hilfe der Bemerkung kann man aber auch den anderen Mitgliedern etwas mitteilen, z.B. dass das Auto kurzfristig abgetreten werden kann oder die Buchung evtl. storniert wird (z.B. ”kann verschieben”, ”kann auch anderes Auto nehmen”, ”zeitweise frei”, ”evtl. eher zurück” oder ”evtl. frei”).
Stornierungen
Wird eine Buchung rechtzeitig, d.h. mindestens 12 Stunden vor Buchungsbeginn, storniert, bleibt die Buchung kostenlos. Wird später storniert, so sind die Kosten für die veranschlagte Buchungszeit zu bezahlen – es sei denn, ein anderes Mitglied bucht das Fahrzeug innerhalb der stornierten Zeitspanne. Diese Sonderregelung wird vom Systemprogramm automatisch berücksichtigt.
Übrigens: Das Buchungssystem wurde vom Vaterstettener Auto-Teiler e.V. entwickelt und uns und einigen anderen Carsharing-Organisationen gegen eine geringe monatliche Gebühr zur Verfügung gestellt.
Sie wollen das Buchen mal ausprobieren? Hier geht es zum Demo-Buchungssystem. Geben Sie bitte sowohl als Benutzername wie auch als Kennwort demo ein! Sie stoßen dann auf das Buchungssystem einer fiktiven Auto-Teiler-Gruppe und können darin alle Fahrzeuge ansehen, Buchungen vornehmen, wieder verändern und löschen.